La plupart des entreprises choisissent d’utiliser un logiciel pour exécuter le processus d’appel d’offres à partir d’une seule source centralisée. Plutôt que de demander des propositions ou d’inviter à soumissionner par e-mail, via des plateformes de médias sociaux comme LinkedIn ou par téléphone, puis de rassembler et de comparer manuellement les informations reçues, le logiciel d’appel d’offres exécute le processus de soumission de l’invitation à la gestion des contrats pour le fournisseur sélectionné. Une solution intégrée qui gère le processus d’appel d’offres du début à la fin est précieuse à la fois pour l’équipe de direction, le service des achats et les fournisseurs. Pour profiter de certains avantages importants, vous pouvez choisir AOS le meilleur logiciel pour les appels d’offres.
Les avantages offerts par cet outil
Ce logiciel vous offre un aperçu complet et facilement accessible de tous les éléments du processus d’appel d’offres. En utilisant une solution centralisée hébergée dans le cloud, toutes les parties prenantes ont accès à des informations en temps réel dans un format standardisé, comparable et pouvant être signalé. Les offres, questions, communications et réponses sont toutes conservées en un seul endroit. Cela augmente la transparence. L’automatisation réduit le temps et les ressources nécessaires pour gérer le processus d’appel d’offres pour le fournisseur et l’acheteur, ce qui signifie que les deux parties peuvent se concentrer sur ce qu’elles font le mieux plutôt que sur une administration inutile.
Lorsqu’il s’agit de construire une analyse de rentabilisation pour un investissement dans une solution d’e-appel d’offres, la démonstration du retour sur investissement potentiel devrait être une tâche relativement facile. L’utilisation du courrier électronique et d’Excel pour gérer votre processus d’appel d’offres actuel peut fonctionner, et l’utilisation d’un logiciel préexistant peut ne coûter rien. Cependant, dans le calcul du coût d’opportunité de choisir de ne pas investir dans la transformation numérique de votre processus d’appel d’offres, vous devez prendre en compte le temps nécessaire pour contacter individuellement les fournisseurs, collecter et normaliser les informations provenant de sources disparates dans différents formats (et potentiellement dans des devises différentes).
Avoir une image claire de votre processus d’appel d’offres permettra d’économiser de l’argent au sens explicite en termes d’économies d’heures de travail, mais les avantages de la rationalisation du processus maximiseront également les opportunités d’économies et donneront à votre organisation plus de contrôle sur le processus d’appel d’offres du début à la fin.